A.      GİRİŞ VE BU POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI

1. İşbu Kişisel Veri Güvenliğini Sağlama, Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”), ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) sitesinde yayınlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Teknik ve İdari Tedbirler) (“Rehber”) ile açıklanan tedbirler uyarınca belirlenen yükümlülükleri yerine getirmek ve verisi işlenen ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile bu verileri silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla; veri sorumlusu sıfatıyla [Haliç Şirketleri Tam Unvanı Yazılacaktır] (“Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.

1.       TANIMLAR

2.       İLKELER

2. Şirket tarafından kişisel veri güvenliğinin sağlanması, saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:
   • Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler[1] ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politika’nın 5.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politika’ya uygun olarak hareket
   • Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Şirket tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 2 en fazla 10 yıl (zamanaşımı süreleri gözetilmektedir) süreyle saklanmaktadır.
   • Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı, Şirket’in yasal yükümlülüklerine aykırılık teşkil etmeyecek şekilde seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
   • Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Şirket tarafından re’sen veya Kanun’un 13. maddesine istinaden İlgili Kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde;
   • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamen ortadan kalkmış olması halinde; iletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve İlgili Kişiye belirttiği iletişim kanalından bilgi verilmektedir.
   • Kişisel verileri işleme şartları tamamen ortadan kalkmış ve talebe konu kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması halinde; bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin
   • Kişisel veri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkmamış olması halinde; söz konusu talep Şirket tarafından Kanun’un 13. maddesinin 3. fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanmak suretiyle reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içerisinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

3.       KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK SEBEPLER

3. İlgili Kişilere ait kişisel veriler Şirket tarafından başta;

• Ticari, finans ve muhasebe faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
• Güvenlik, denetim ve etik faaliyetlerin yürütülmesi
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
• Mal ve hizmet alım ile satış sonrası süreçlerin yürütülmesi,
• Reklam, Kampanya, Promosyan Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri ilişkileri ve müşteri memnuniyeti süreçlerinin yönetilmesi,
• Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
• Ürün ve hizmetlerin satın alma/hizmet verme süreçlerinin yürütülmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin yönetilmesi ve bağlantılı olarak, çalışan adayı / stajyer / öğrenci seçme ve yerleştirme, çalışan adaylarının başvuru, çalışan memnuniyeti ve bağlılığı, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,
• İş ilişkisinde bulunulan gerçek/tüzel kişilerle irtibat sağlamak, iş sürekliliğinin denetimi ve iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi,

Amaçlarıyla işbu Politika’da belirtilen fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

4. Saklamayı gerektiren hukuki sebepler aşağıdaki gibidir:
5. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
6. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,

• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,

1. Kişisel verilerin Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
2. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
3. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
4. Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde İlgili Kişilere ait kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
5. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
6. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.

1. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, İlgili Kişinin rızasını geri alması,
2. İlgili Kişinin, Kanun’un 11. maddesinin[2] (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
3. Veri sorumlusunun, İlgili Kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

4.    KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

6. Şirket tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
7. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
8. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
   
   6. Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem, verinin niteliğine ve saklanmasının Şirket nezdindeki önem derecesine göre
   7. Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu, örneğin; verinin saklanmasında Şirket’in meşru bir amacının olup olmadığı, sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale
   8. Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale
9. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyotlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha

5.   KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ

5.1.SAKLAMA ORTAMLARI

8. Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Elektronik ortamlar:

• File server
• Bulut tabanlı server
• Mikro muhasebe/bordrolama programı

Fiziksel ortamlar:

• Birim dolapları
• Arşiv

5.2.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

9. Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ile erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nin 12. maddesindeki ilkeler[3] çerçevesinde, Şirket tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

a.     İdari Tedbirler:

Veri sorumlusu olan Şirket idari tedbirler kapsamında;

1. Kişisel Veri İşleme Envanterini hazırlar.
2. Saklanan kişisel verilere şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi dikkate alınır.
3. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede İlgili Kişiye ve Kurul’a
4. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
5. Veri sorumlusu adına kişisel veriyi işlenen kurum ve kuruluşlar ile veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
6. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri
7. Kişisel veri içeren kâğıt ortamındaki evrakların, sunucuların, yedekleme cihazlarının, CD, DVD ve USB gibi cihazların ek güvenlik önlemlerinin olduğu başka bir odaya alınması, kullanılmadığı zaman kilit altında tutulması, giriş çıkış kayıtlarının tutulması gibi fiziksel güvenliğin arttırılmasına ilişkin önlemleri alır.
8. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini

b.     Teknik Tedbirler:

Şirket teknik tedbirler kapsamında;

Erişim Kontrolü:

Yetki Matrisi:
En az ayrıcalık ilkesi doğrultusunda, her çalışana sadece görevleri için gerekli verilere erişim izni verildi.
Yetki matrisi, düzenli olarak gözden geçiriliyor ve güncelleniyor.

Kullanıcı Hesap Yönetimi:
Güçlü ve karmaşık parolalar zorunlu tutuluyor ve düzenli olarak değiştiriliyor.
Çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) tüm sistemlere erişim için kullanılıyor.
İşten ayrılan veya görev değiştiren çalışanların hesapları anında devre dışı bırakılıyor.

Şifreleme:
Tüm hassas veriler, hem aktarım sırasında (SSL/TLS) hem de depolama sırasında (AES-256) şifreleniyor.
Anahtar yönetim sistemi ile şifreleme anahtarları güvenli bir şekilde saklanıyor ve yönetiliyor.

Erişim Logları:
Tüm sistemlere erişim ve veri işleme faaliyetleri detaylı olarak loglanıyor.
Log kayıtları, yasal gerekliliklere uygun olarak uzun süre saklanıyor.

Ağ ve Sistem Güvenliği

Güvenlik Duvarı ve Ağ Geçidi:
Çok katmanlı güvenlik duvarı mimarisi kullanılıyor.
Derin paket incelemesi (DPI) ile ağ trafiği sürekli olarak izleniyor.
Ağ segmentasyonu ile kritik sistemler izole ediliyor.

Veri Yedekleme:
Veriler, farklı konumlarda bulunan yedekleme merkezlerinde düzenli olarak yedekleniyor.
Yedekleme ve geri yükleme süreçleri test ediliyor.
Veri kaybı önleme (DLP) çözümleri ile hassas verilerin yedekleme ortamlarına yetkisiz aktarımı engelleniyor.

Güncel Yazılımlar:
Yazılım ve işletim sistemi güncellemeleri otomatik olarak yapılıyor.
Yama yönetimi sistemi ile güvenlik açıkları hızlı bir şekilde kapatılıyor.

Veri Kaybı Önleme Yazılımları:
DLP çözümleri, e-posta, USB bellek ve bulut depolama gibi kanallar üzerinden veri sızıntılarını engelliyor.
DLP politikaları, hassas verilerin tanımlanması, sınıflandırılması ve korunmasını sağlıyor.

Bilgi Teknolojileri Sistemleri Denetimi:
İç ve dış denetimler ile bilgi teknolojileri sistemlerinin güvenliği düzenli olarak denetleniyor.
Denetim sonuçları üst yönetime raporlanıyor ve gerekli iyileştirmeler yapılıyor.

Veri Güvenliği Politikaları:
Kapsamlı veri güvenliği politikaları oluşturuldu ve tüm çalışanlara duyuruldu.
Politikalar, düzenli olarak gözden geçiriliyor ve güncelleniyor.

Çalışanların Eğitimi:

Tüm çalışanlara, işe giriş ve düzenli aralıklarla KVKK ve veri güvenliği eğitimleri veriliyor.
Eğitimlerde, phishing saldırıları, sosyal mühendislik ve diğer güvenlik tehditleri hakkında farkındalık yaratılıyor.
Simülasyon testleri ile çalışanların güvenlik bilinci ölçülüyor.

Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.

1. PERSONEL
2. Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları işbu Politika’nın EK-1’inde yer alan listede yer almaktadır

C.     KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ

11. Şirket tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde Şirket tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilecektir.

a.     Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:

12. Şirket tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

• •   Kişisel Verilerin Silinmesi:

13. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
14. Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi veya taşınabilir medyada yani flash ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir.
15. Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.

• Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,
• Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.

16. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.
17. Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.

• •   Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:

18. De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. Dikkat edilmelidir ki bu yöntemle yok etme başarılı olmaz ise ancak medyanın fiziksel olarak yok edilmesi ile yok etme işlemi tamamlanmış
19. Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kâğıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.
20. Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir.
21. Yukarıda sayılan durumların gerçekleşmesi sırasında Şirket, KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik güvenlik tedbirlerini almaktadır.

b.     Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri:

22. Şirket tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır: Şirket tarafından bu yöntemlerden birisi gerçekleştirilerek anonim hale getirilmesi istenen kişisel veri anonimleştirilir.

• • Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

23. Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirme yöntemleridir.
24. Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.
25. Örneğin, aşağıdaki tabloda veri setindeki değişkenlerden yüksek derecede betimleyici olan veri gruplarının çıkartılması ile anonimleştirme sağlanmıştır.

26. Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, bir şirkette tek kıdemli müdür var ise bu kişiye ait verilerin birbirleri ile aynı kademede bulunan çalışanların kıdem, maaş ve cinsiyet verilerinin tutulduğu kayıtlardan çıkarılması ile kalan veriler anonim hale
27. Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. Örneğin, şirketin futbol takımının yedek listesinde olan ilgili veri sorumluları arasında yalnızca bir kişi 65 yaşında ise yaş, cinsiyet ve sağlık durumu yönünden futbol oynayabilecek olup olmadığı bilgisinin birlikte saklandığı bir veri kümesinde ‘Yaş:65’ yerine ‘Bilinmiyor’ yazılması veya bu kısmın boş bırakılması anonimleştirmeyi sağlayacaktır.
28. Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.
29. Bir işyerinde çalışan personelin işyerindeki çalışma yılı 3 yıldan az ise = deneyimsiz, 3 ile 7 yıl arasında ise =deneyimli 7 yıl ve üzeri ise= çok deneyimli, olarak birleştirilerek anonim hale getirilebilir; Örnek,

30. Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

Örnek;

30 ila 35 yaş aralığında 25 çalışan bulunmaktadır.

31. Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi gibi,

Örnek;

32. Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri: Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.
33. Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/−) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
34. Mikro Birleştirme: Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır.

Örnek;

Maaş bilgisi için; 10.000 TL altı ve üstü iki grup yapılır ise, 10.000 TL ve daha az maaş alan kişilerin maaşlarının toplamı kişi sayısına bölünür ve 10.000 TL altında maaş alan herkesin maaş kümesine elde edilen bu değer yazılır.

35. Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir. Genel olarak kategorize edilebilen veriler için kullanılan bu yöntemde amaç veri sahiplerine ait verilerin birbirleri ile değiştirilerek veri tabanının dönüştürülmesidir.

Örnek;

Aşağıdaki tabloda ‘Yaş: 45’, ‘Cinsiyet: Kadın’, ‘İl: Ankara’ verileri bulunan kişilere ait gelir bilgisi ‘Yaş: 30’, ‘Cinsiyet: Kadın’, ‘İl: İzmir’ olanlar ve ‘Yaş: 25’, ‘Cinsiyet: Erkek’ ‘İl: İzmir’olanların gelir bilgileri ile ‘Yaş:35’, ‘Cinsiyet: Erkek’ ‘İl: İstanbul’ olanların gelir bilgileri birbirleri içerisinde değiştirilerek veri tabanı dönüştürülmüştür.

Aşağıdaki tabloda veri değiş tokuş yöntemi uygulanmıştır:

36. KVKK’nin 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

D.    DİĞER HUSUSLAR

37. KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
38. Şirket tarafından hazırlanan işbu Politika 24/04/2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir. Güncelleme tablosu Ek-2’te yer almaktadır.

[Haliç Kongre Merkezi İşletmeleri A.Ş]

EK-1

PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ

EK-2

GÜNCELLEME TABLOSU

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

[1]  a) Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

1. b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

    c)Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

1. d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
2. e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

[2] İlgili kişinin hakları

MADDE-11 (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
4. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
5. 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
6. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

[3] Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler MD.12

1) Veri sorumlusu,

1. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
2. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
3. Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,

amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.